1. Objet
Le présent formulaire a pour objet de recueillir votre consentement pour la captation et l'utilisation de votre image (photographies et/ou vidéos) réalisée dans le cadre d'un événement couvert par The Friend's Box, ainsi que pour le traitement de vos données personnelles associées.
2. Double consentement
Conformément à l'article XI.174 du Code de droit économique belge, deux consentements distincts sont requis :
a) Consentement à la captation
Vous autorisez The Friend's Box et/ou ses prestataires à vous photographier et/ou vous filmer lors de l'événement auquel vous participez.
b) Consentement à la diffusion
Vous autorisez The Friend's Box à reproduire, diffuser et exploiter votre image sur les supports et pour les finalités décrits à l'article 3.
3. Finalités et supports de diffusion
Votre image pourra être utilisée exclusivement par The Friend's Box et sa marque associée Librairie de la Gare pour les usages suivants :
- Réseaux sociaux : comptes Facebook et Instagram de The Friend's Box et de la Librairie de la Gare, ainsi que tout réseau social exploité par ces deux marques (TikTok, LinkedIn, YouTube)
- Sites internet : thefriendsbox.be et librairiedelagare.be
- Portfolio commercial : présentations clients, devis, démonstrations du service photo booth
- Supports print : flyers, affiches, kakémonos, cartes de visite
- Supports numériques : newsletters, présentations commerciales, fiches Google Business Profile
Protection des mineurs : Aucune photo impliquant un mineur ne sera utilisée à des fins commerciales, quelles que soient les autorisations données par les personnes majeures présentes.
Votre image ne sera en aucun cas cédée, vendue ou transmise à des tiers extérieurs aux deux marques citées.
4. Durée de l'autorisation
La présente autorisation est consentie pour une durée de cinq (5) ans à compter de la date de votre consentement. Au terme de cette période, l'autorisation prend fin automatiquement. Aucun renouvellement tacite ne sera appliqué.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avant l'expiration de ce délai (voir article 7).
5. Étendue géographique
L'autorisation est valable pour le monde entier, compte tenu de la nature internationale de la diffusion sur internet et les réseaux sociaux.
6. Gratuité et droit de modification
La présente autorisation est consentie à titre gratuit, sans contrepartie financière.
The Friend's Box est autorisé à recadrer, retoucher ou intégrer votre image dans un montage graphique, à condition que ces modifications ne portent pas atteinte à votre dignité ni ne dénaturent votre image.
7. Retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en adressant un email à info@thefriendsbox.be.
Le retrait prend effet pour l'avenir. The Friend's Box s'engage à supprimer votre image de tous les supports sous son contrôle dans un délai de trente (30) jours ouvrés suivant la réception de votre demande. Les publications antérieures au retrait restent licites jusqu'à leur suppression effective dans ce délai.
8. Caractère facultatif de la fourniture des données
La fourniture de vos données personnelles et le consentement à l'utilisation de votre image sont entièrement volontaires. En cas de refus, The Friend's Box ne pourra pas utiliser votre image à des fins de communication. Ce refus n'entraîne aucune autre conséquence et ne limite en rien votre accès à vos photos.
9. Traitement des données personnelles (RGPD)
Base légale : votre consentement (article 6.1.a du RGPD).
Données collectées : nom, prénom, adresse email, date et heure du consentement, adresse IP, identifiant de l'événement.
Durée de conservation : vos données sont conservées pendant la durée de l'autorisation (5 ans) et supprimées dans un délai de six (6) mois après son expiration, sauf obligation légale contraire.
Destinataires : vos données sont accessibles uniquement à Maxime Stelleman et au prestataire technique en charge de l'hébergement du site thefriendsbox.be.
Transfert hors UE : vos données sont hébergées au sein de l'Union européenne. Toutefois, la diffusion de votre image sur les réseaux sociaux (Meta, Google) peut impliquer un transfert de données vers des pays tiers. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décisions d'adéquation ou clauses contractuelles types des plateformes concernées).
Décision automatisée : aucune décision automatisée ni aucun profilage au sens de l'article 22 du RGPD n'est effectué sur la base de vos données.
10. Vos droits
Conformément au RGPD (articles 15 à 21), vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès à vos données personnelles
- Droit de rectification de vos données
- Droit à l'effacement de vos données
- Droit à la limitation du traitement
- Droit d'opposition au traitement
- Droit à la portabilité de vos données
Pour exercer ces droits, adressez votre demande à info@thefriendsbox.be. Une réponse vous sera apportée dans un délai de trente (30) jours.
En cas de réclamation, vous pouvez contacter l'Autorité de Protection des Données belge.
11. Droit applicable
Le présent accord est soumis au droit belge. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution relève de la compétence des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Dinant.